Bốn cách giúp bạn làm việc hiệu quả hơn

Trong xã hội hiện đại, “bận rộn” có lẽ là cụm từ phổ biến nhất để miêu tả cuộc sống của phần lớn mọi người. Bận rộn làm cho ta cảm giác làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả, nhưng trên thực tế, nó lại thường là thứ cản trở chúng ta đến với những mục tiêu lớn của mình. Nó có thể giúp ta xây dựng hình ảnh một nhân viên nhiệt huyết, chăm chỉ, nhưng muốn thành công hay tiến xa hơn, chúng ta phải có chiến lược làm việc hiệu quả hơn. 

Nếu bạn đang cảm thấy mệt mỏi và ngộp thở với đống công việc mỗi ngày nhưng không có những ảnh hưởng đáng kể, dưới đây là những gợi ý có thể giúp bạn làm việc một cách thực sự hiệu quả.

=======

1. Học cách nói KHÔNG

Với nhiều người, việc phải nói “không” hay từ chối lời mời gọi, nhờ vả từ đồng nghiệp, cấp trên hay khách hàng là một điều rất khó khăn. Chúng ta sợ điều đó sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến mối quan hệ trong công việc của mình. Cảm giác được kết nối và hoà nhập với mọi người trong môi trường làm việc là rất quan trọng, nhưng điều đó không có nghĩa bạn phải luôn sẵn sàng chấp nhận với những lời mời gọi hay nhờ vả đó. 

Trong cuốn sách Chủ nghĩa thiết yếu (Essentialism), tác giả Greg McKeown viết: “Chỉ khi bạn cho phép bản thân dừng lại việc cố gắng làm tất cả mọi thứ, dừng lại việc nói ‘có’ trước mọi yêu cầu, thì bạn mới có thể có những đóng góp to lớn nhất quyết định sự thành công trong công việc của bạn.”

Trong môi trường công việc hiện đại, có rất nhiều hoạt động, dự án bạn có thể làm. Nhiều trong số đó là tốt, nhưng chỉ một số ít là thiết yếu – cực kì quan trọng. Hãy lọc hết những tạp âm trong công việc để tập trung năng lượng vào những việc thiết yếu đó.

Hai hình vẽ bên thể hiện cùng một mức lượng năng lượng bằng nhau. Hình bên trái, phần năng lượng ấy được chia đều ra cho nhiều hoạt động. Kết quả là bạn sẽ một trải nghiệm không hài lòng khi chỉ đạt được những tiến độ cỏn con trong hàng chục dự án. Trong hình bên phải, năng lượng được chia cho chỉ một vài hoạt động. Kết quả là bạn có một trải nghiệm hài lòng khi đạt được được tiến độ lớn trong một vài dự án có giá trị cao nhất. 

Vậy bạn sẽ chọn cái nào: đạt được những tiến độ cỏn con ít ý nghĩa trong hàng chục dự án, hay là hoàn thành xuất sắc một vài dự án mang lại giá trị cao?

Việc hoàn thành nhiều việc có thể mang lại cho bạn cảm giác tự hào và thích thú với những trải nghiệm mới, nhưng chất lượng công việc và sự đóng góp thực sự là cái mà  người khác dùng để đánh giá năng lực của bạn. 

Warren Bufett từng nói: “Sự khác biệt giữa người thành công và người siêu thành công là ở chỗ: người siêu thành công nói ‘không’ với gần như tất cả mọi thứ.” 

Thay vì vội vàng tìm cách giải quyết được nhiều việc hơn, bạn có thể dừng lại phân tích, chọn lọc một vài việc thiết yếu để làm. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc “học cách nói CÓ thật chậm, và nói KHÔNG thật nhanh”. Trước mỗi lời mời gọi hay nhờ vả, hãy suy nghĩ xem bạn có đang dùng thời gian và năng lượng của mình đúng chỗ không.

2. Sáng tạo trước, đáp trả sau

Phần lớn chúng ta thường có thói quen kiểm tra email trước tiên vào buổi sáng trong khi đó là khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất. Chúng ta vội vàng đáp trả những yêu cầu và kỳ vọng từ người khác mà quên mất đi những ưu tiên của mình. Việc trả lời xong hộp tin nhắn có thể cho bạn cảm giác vừa hoàn thành một việc gì đó, nhưng sự thực thì nó không có nhiều đóng góp có giá trị lâu dài cho công việc của bạn.  

Mark McGuineness, một nhà văn nổi tiếng ở Mỹ, kể về qui tắc làm việc giúp ông từ một cây bút thất bại thành một nhà văn thành công: “Sáng tạo trước, đáp lại sau”. Mỗi ngày, ông dành những tiếng làm việc đầu tiên cho công việc sáng tạo. Ông sẽ tắt hết điện thoại và hộp thư điện tử. Ông không bao giờ sắp xếp các cuộc họp vào buổi sáng. Ông luôn dành thời gian đó cho những việc quan trọng nhất của mình, dù có một hàng dài những người đang nóng lòng chờ đợi ông hồi đáp lại, và cảm giác để ai đó chờ đợi hay làm ai đó thất vọng không phải dễ dàng gì với ông. 

Khi nhìn lại, ông thấy tất cả những thành công lớn nhất của ông đều là kết quả đến từ những giờ tập trung này. Ông viết: “Nhiều khi việc làm một vài người thất vọng vì những việc nhỏ nhặt tốt hơn là việc từ bỏ ước mơ của mình chỉ vì một hộp thư đến trống không. Nếu không, bạn sẽ hi sinh tiềm năng của mình vì ảo tưởng về tính chuyên nghiệp”. 

Mỗi chúng ta có những nhịp năng lượng nhất định. Có những thời điểm nhất định trong ngày thuận lợi cho sự tập trung sáng tạo. Hãy dành thời gian quí giá đó cho công việc đòi hỏi sáng tạo cao. Đừng bao giờ xếp một cuộc họp, hay bất kì giây phút nào cho công việc hành chính trong thời gian đó. 

3. Sắp xếp những ưu tiên trong công việc của mình

Chúng ta thường có xu hướng giải quyết công việc theo nhu cầu của người khác, theo “deadline”, hoặc thậm chí không theo bất cứ một thứ tự gì. Thay vì chủ động lựa chọn những việc muốn làm, chúng ta thường bị thụ động cuốn theo dòng công việc không tên mỗi ngày.

Khi lúc nào cũng bận rộn, đối phó đáp ứng những yêu cầu của người khác, chúng ta sẽ luôn ở trong trạng thái thụ động và không tạo ra những điều thực sự có giá trị.

Nếu bạn không có những ưu tiên trong công việc của mình, bạn sẽ suốt ngày đi phục vụ những ưu tiên của người khác.

Vậy nên, hãy tự đặt ra và sắp xếp những ưu tiên trong công việc của mình. Tự đặt cho mình những câu hỏi:

• Những mục tiêu lâu dài trong công việc của bạn là gì? 
• Công việc nào ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng nhiều nhất?
• Bạn có thể làm việc gì mỗi ngày để tiến gần với mục tiêu đó?

Sau khi đã xác định được những thứ tự ưu tiên đó, hãy dành một khoảng thời gian trong ngày để tập trung vào chúng. 

4. Tìm cách tự động hoá, tối ưu hoá những công việc thường ngày của bạn

Nhiều khi, chúng ta quá bận rộn với công việc để có thể dừng lại nhận định tình hình và thực hiện một số thay đổi trong cách mình tiến hành công việc. Chúng ta đi theo lối mòn học được từ cách làm việc của đồng nghiệp hay của những người đi trước mà quên tự đặt cho mình câu hỏi: “ Liệu việc này có cần thiết không? Liệu nó có phải là cách nhanh nhất và tốt nhất hay không? Liệu có cách nào rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng cho việc này được không? ”

Thời còn là nhân viên phân tích tài chính, hàng tuần tôi phải mất gần 15 tiếng đồng hồ để hoàn thành một bản báo cáo kế hoạch tài chính của công ty. Nó đòi hỏi rất nhiều thao tác, từ việc đăng nhập vào các hệ thống ngân hàng (hàng chục hệ thống với hàng trăm số tài khoản), thu thập số liệu từ các phòng ban, phân tích số liệu, và đưa những con số đó về dạng dễ hiểu cho người dùng.

Tôi thừa hưởng qui trình làm bản báo cáo ấy từ một người làm việc trước đó và cảm thấy rất áp lực, mệt mỏi trong một thời gian dài. Tôi nói với sếp về vấn đề của mình. Ông gợi ý mỗi ngày tôi tập trung khoảng 1-2 tiếng chỉ để tìm cách rút gọn thời gian báo cáo. 

Tôi gọi điện cho từng ngân hàng hỏi xem họ có thể gửi trực tiếp cho tôi báo cáo thu chi hàng tuần qua email thay vì phải tự mình đăng nhập và trích xuất dữ liệu được không. Tôi tạo một bản mẫu thu nhập số liệu đồng nhất cho các phòng ban để khi họ nhập dữ kiện vào, chúng sẽ tự động tải vào số liệu báo cáo của tôi. Và cùng với rất nhiều thay đổi khác, trong một tháng, tôi rút ngắn thời gian làm báo cáo từ 15 tiếng xuống còn 5 tiếng. Một tuần của tôi trở nên nhẹ nhàng và đỡ áp lực hơn rất nhiều. 

Trong công ty cũ, sếp tôi luôn khuyến khích nhân viên mỗi ngày dành ít nhất 1 tiếng cho cái gọi là tối ưu hoá công việc – process improvement. Trong quá trình này, mỗi nhân viên sẽ:

• Lên danh sách những công việc có tính lặp lại hàng ngày hay hàng tuần, ví dụ như một bản báo cáo cuối ngày hay một buổi thuyết trình hàng tuần…
• Chọn ra một việc mà họ cảm thấy mình đang mất khá nhiều thời gian để hoàn thành và tin là có thể cải thiện tình trạng này được. 
• Tập trung một tiếng mỗi ngày vào việc tìm cách cải thiện, tự động hoá và tối ưu hoá công việc ấy. 

Việc bỏ ra một khoảng thời gian nhỏ mỗi ngày để tìm cách tối ưu hoá công việc có ý nghĩa rất lớn. Về lâu dài, bạn sẽ tiết kiệm được một lượng thời gian đáng kể, đó là chưa kể việc tinh thần làm việc của ban cũng tốt hơn lên nhiều. 

=======

Bill Gates nói: “Tôi luôn chọn những người lười biếng làm những việc khó khăn. Bởi vì họ luôn biết cách tìm ra những con đường dễ dàng nhất để thực hiện nó”.  Những “người lười biếng” thường tìm cách để loại bỏ những việc không cần thiết: họ tìm cách để tự động hoá và tối ưu hoá công việc; họ chỉ chọn làm một vài việc có tầm ảnh hưởng nhất; họ luôn tự đặt câu hỏi: “Làm thể nào để đạt mục tiêu với ít công sức và thời gian nhất?”. Thế nên, dù không bỏ ra nhiều thời gian nhưng hiệu quả công việc của họ lại cực cao. 

Với bốn gợi ý trên, mình hi vọng bạn có thể dừng lại và suy ngẫm về thói quen làm việc của mình cũng như tạo ra những thay đổi tích cực để làm việc hiệu quả hơn.